A necessidade das administrações públicas em continuarem atendendo aos munícipes de forma eficaz vem sendo um dos desafios enfrentados por todas as esferas públicas, por conta da ausência de serviços presenciais. O isolamento físico reduziu o número de funcionários nas administrações e a inviabilidade de aglomerações nas repartições, assim pressionando os governos a aderirem o uso de soluções digitais dos serviços.
A título de exemplo, o Governo Federal mobilizou a digitalização em mais de 150 serviços públicos desde o começo da pandemia do novo coronavírus, até o mês de junho. Essa iniciativa deve mover toda a cadeia de administrações públicas, tanto nas esferas estaduais como municipais, que foram pressionadas pelas mesmas dificuldades.
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Dados do Governo Federal apontam que essa tendência deve se perpetuar, e não ser uma medida apenas no cenário pandêmico. De acordo com a Secretaria de Governo Digital, do Ministério da Economia, as soluções tecnológicas dos serviços economizarão 2,2 bilhões, por ano, dos cofres públicos.
A Estratégia de Governo Digital, programa do Governo Federal para a digitalização total dos serviços, publicou em abril deste ano que pretende alcançar 100% de digitalização até o fim de 2022. Ainda segundo a publicação, a medida deve gerar a economia de R$ 38 bilhões em cinco anos, contando deste ano até 2025 – além de tornar os processos de atendimento mais simples e menos burocráticos.
Para acompanhar essa nova realidade as administrações municipais também devem contar com os seus sistemas tecnológicos facilitadores, é o que explica Douglas Severo, CEO da SIGCORP – Tecnologia da Informação Ltda., empresa especializada em desenvolvimento de sistemas e soluções tecnológicas para administrações públicas. Segundo Severo, a digitalização é indispensável tanto nesta realidade no enfrentamento da pandemia, quanto no cenário futuro do “novo normal”.
“Desde 2008 quando a SIGCORP começou implantando o processo eletrônico com a ferramenta SIGPROCESSOS, no interior de São Paulo, vimos o quanto a digitalização dos serviços se tornou essencial, tanto para a otimização dos processos quanto na economia gerada para o município”, explica Severo.
Para o CEO da empresa, a crise atual evidenciou como a digitalização dos serviços públicos pode desburocratizar os processos. “O deslocamento de um munícipe até o local de atendimento de uma Prefeitura se tornou algo arriscado e, muitas vezes, esse contato é para solicitar algo básico, como uma simples atualização cadastral para o recebimento de um eventual benefício, requerimento de guia para pagamento ou até mesmo uma reclamação”
Douglas ainda ressalta que, está claro que o isolamento físico/social que fomos submetidos evidenciou que muitas das rotinas praticadas pelas administrações poderiam ser mais produtivas se houvesse o apoio de tecnologia. Sendo este o momento ideal para o aperfeiçoamento da Administração Pública.
Assim, a economia para essas cidades não foi somente de papel. Em um pequeno período com a ferramenta funcionando já foi identificado a redução com os prazos e controle efetivo de cada processo ou documento eletrônico, garantia de autenticidade de toda documentação, atingindo a redução de até 90% do tempo de tramitação normal.
Planejamento e otimização
Para o CEO da SIGCORP, Douglas Severo, a implantação de um sistema digital eficaz e duradouro deve ser baseada em planejamento, otimização, ritos e autores de cada tramitação que esse serviço oferece. Desta forma, cada fluxo estará predeterminado na ferramenta a ser desenvolvida e, consequentemente, irá gerar um sistema bem desenvolvido.
Sistemas como o SIGPROGRESSOS tonaram-se essenciais para automatizar todo o fluxo de documentos e processos eletrônicos, com foco nas pessoas (human-centric). Além da solução estimular a otimização do atendimento público, o serviço é capaz de gerenciar todas as etapas do clico de vida, modelagem, automação, execução, monitoramento e o rastreamento em real-time.
“Após realizado todo o processo de implantação, o SIGPROCESSOS confere autonomia ao agente administrador para incorporar novos serviços, modelar todo o fluxo e determinar prazos para cada etapa”, destaca Douglas.
Além disso, o SIGPROCESSOS possui ferramentas que possibilitam a utilização dos processos internos dos municípios da esfera tributária que todos poderiam tramitar em meios digitais com segurança jurídica. Para o especialista, a crise atual trouxe à tona a necessidade de as administrações públicas planejarem uma forma permanente de permitir que sua atuação esteja presente no ambiente digital, com ferramentas disponíveis para gerenciar todos os processos de maneira eletrônica, conferindo-lhes transparência, celeridade, efetividade e modernidade na administração pública.
