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Há pelo menos 10 anos as organizações públicas estão convertendo os seus processos e serviços do analógico para o digital. Apesar deste ser o curso natural no mundo moderno, menos burocrático e mais econômico, principalmente para a gestão pública, a pandemia do novo coronavírus pegou muitas administrações desprevenidas, sem que seus processos estejam disponíveis de forma online.
Desde o ano de 2008, a empresa SIGCORP – Tecnologia da Informação Ltda, empresa especializada em fornecer Soluções para a Gestão Pública – vem implantando o processo eletrônico com a ferramenta SIGPROCESSOS em várias cidades do interior de São Paulo e outros estados, como nas pioneiras Bauru e Marília.
A implantação foi possível graças aos gestores que, na época, já entendiam a necessidade de diminuir os gastos com papel e promover a digitalização dos serviços públicos como meio de facilitar as solicitações e o devido acompanhamento por parte dos munícipes.
De acordo com a empresa, a economia para essas cidades não foi somente de papel. Em um pequeno período com a ferramenta funcionando já foi identificada a redução expressiva nos prazos de atendimento e o controle efetivo de cada processo ou documento eletrônico, com garantia de autenticidade de toda documentação, atingindo uma redução de até 90% do tempo de tramitação normal.
“Durante o processo de implantação, a SIGCORP redesenhou junto com os servidores todo o fluxo e rito dos documentos. Não é simplesmente falar que vamos digitalizar os serviços públicos: temos que também tomar cuidado para não digitalizar a burocracia, como alguns municípios e empresas tem feito”, destaca Douglas Severo, CEO da SIGCORP.
Severo frisa que antes de implantar a digitalização de qualquer processo é essencial planejar a otimização dos fluxos, ritos e autores de cada tramitação, para que cada serviço ou documento tenha um fluxo predeterminado na ferramenta a ser desenvolvida. Isso reduz burocracia, evitando trâmites redundantes ou desnecessariamente morosos
“Após realizado todo o processo de implantação, o SIGPROCESSOS confere autonomia ao agente administrador para incorporar novos serviços, modelar todo o fluxo e determinar prazos para cada etapa”, destaca Douglas.
A digitalização dos serviços públicos que andava a passos lentos, agora com este momento crítico provocado pela pandemia da Covid-19, impôs a aceleração da digitalização de todos os serviços públicos para a população.
Para otimizar esses processos de atendimento, que se tornaram inconcebíveis de forma presencial nesse momento, sistemas como o SIGPROCESSOS tornaram-se essenciais para automatizar todo o fluxo de documentos e processos eletrônicos, focado nas pessoas (human-centric). Além da solução estimular a otimização do atendimento público, ela é capaz de gerenciar todas as etapas do ciclo de vida, modelagem, automação, execução, monitoramento e o rastreamento em real-time.
“O deslocamento de um munícipe até o local de atendimento de uma Prefeitura se tornou algo arriscado, e muitas vezes esse contato é para solicitar algo básico, como uma simples atualização cadastral para o recebimento de um eventual benefício, ou o requerimento de uma guia para pagamento ou até mesmo uma reclamação”, explica o CEO da SIGCORP.
Além disso, o SIGPROCESSOS possui ferramentas que possibilitam a utilização dos processos internos dos municípios na esfera administrativa, jurídica e tributária, já que todos podem tramitar em meios digitais com segurança jurídica.
Para o especialista, a crise atual trouxe à tona a necessidade urgente das administrações públicas planejarem formas estarem presentes no ambiente digital, com ferramentas disponíveis para gerenciar todos os processos de forma eletrônica, conferindo-lhes transparência, celeridade, efetividade e modernidade.
“Está claro que o isolamento físico e distanciamento social a que fomos submetidos evidenciaram que muitas das rotinas praticadas pela administração poderiam ser mais produtivas se houvesse o apoio de tecnologia. Esse é o momento ideal para o aperfeiçoamento da administração pública”, conclui Severo.
